Was ein digitaler Projektmanager macht

• 7. März 2019
• Autor: Dirk Murschall

Die Welt dreht sich schneller als jemals zuvor. Auch in der Geschäftswelt bringen jede Veränderung, jede neue Technologie und Methode direkt neue Berufsbezeichnungen und Tätigkeitsfelder hervor. Selbst wenn man in den jeweiligen von Veränderung und Disruption betroffenen Bereichen arbeitet, fällt es zuweilen schwer, klare Grenzen zu ziehen oder überhaupt den Überblick zu behalten. Ich möchte hiermit das digitale Projektmanagement, ein Aufgabenfeld, das sich seit einigen Jahren mehr und mehr herauskristallisiert und etabliert, für mich und für euch definieren.

Was ist Projektmanagement überhaupt?

Oder anders gefragt: Was ist es nicht? Es ist kein Produktmanagement. Die Grenzen und das Verständnis von Produkt- und Projektmanagement sind fließend. Dennoch, Produktmanagement ist eine Funktion, die sich mit der Planung, Steuerung und Kontrolle von Produkten (oder Dienstleistungen) von der Entwicklung, über die Marktreife bis hin zur Außerdienststellung befasst. Als Projektmanagement hingegen wird das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten bezeichnet.

Das klingt jetzt grundsätzlich sehr ähnlich, aber genauer betrachtet verfolgen Produkte und Projekte zwei unterschiedliche Zielsetzungen und werden auch im Ergebnis unterschiedlich bewertet. Während ein gutes Produkt zum Ziel hat, am Markt und beim Kunden erfolgreich zu sein, so ist ein Projekt dann erfolgreich, wenn die interne Organisation reibungslos, im Zeitplan und im Kostenrahmen ihre Aufgaben erledigen konnte.

Da Kunden und Märkte andere Anforderungen an eine Organisation haben als die Mitarbeiter und qualitätssichernde Instanzen oder Regularien, sind Produkt- und Projektmanagement grundsätzlich getrennt voneinander zu betrachten. Ein guter Projektmanager fokussiert sich eher nach Innen und sollte eher  eine gesunde Distanz zu Vertrieb und Marketing haben. Er konzentriert sich auf die organisatorischen Abläufe. Wohingegen für den Produktmanager der Blick nach Außen wertvoll ist. Das Feedback vom und die Kommunikation mit Kunden und dem Markt sind für diese Aufgabe essenziell.

Soweit zum klassischen Verständnis. In der agilen Welt sehen wir diese Aufteilung natürlich auch. Man spricht von einem Product Owner, der sowohl Produktmanagement-Verantwortung trägt als auch Teil des Entwicklungsprozesses ist. Die Rolle des Hüters der Prozesse und verantwortlich für den reibungslosen Ablauf des Projektes ist der ScrumMaster.

Gut, aber was ist digitales Projektmanagement?

Kurz gesagt, digitales Projektmanagement realisiert Projekte in der digitalen Welt und nutzt dabei insbesondere digitale Werkzeuge und Methoden.

Damit das jetzt zu einer nützlichen Definition wird, sollten wir klären, was unter dem nebulösen Begriff „digital“ zu verstehen ist. Keine einfache Aufgabe, denn digital oder das einhergehende Wort Digitalisierung wird für alles gebraucht, was auch nur im Entferntesten mit Computern, IT, der Telekommunikation oder dem Internet zu tun hat. In den bald 20 Jahren meiner beruflichen und professionellen Laufbahn habe ich zwar nicht immer im Projektmanagement gearbeitet, aber praktisch alle Arten meiner Projekte und Aufgaben haben die Entwicklungen der digitalen Technologien und das Verhalten der Nutzer begleitet. Allen voran natürlich die immer weiter ausgedehnte Nutzung des Internets in allen erdenklichen Bereichen.

So kann „digital“ recht weit verstanden werden. In Bezug auf das digitale Projektmanagement und die digitale Welt, in der wir leben, bedeutet das, wenn das, was wir herstellen oder liefern, mit dem Internet verbunden ist, dann ist es digital. Projekte nutzen das Internet und Web-Technologien, um Dinge zu realisieren wie Webseiten, Portale, mobile Anwendungen, Communities und Kommunikationsplattformen, Videos bis hin zu Spielen oder Events, E-Commerce bis hin zu Social-Media-Kampagnen und so weiter und so fort. Digitale Projektmanager realisieren die Vorhaben und Projekte der vernetzten Online-Welt.

Wie arbeitet ein digitaler Projektmanager?

Die Arbeit ist zum Teil klassisches Projektmanagement – die Planung, Organisation und Motivation von Ressourcen und Prozessen zur Durchführung eines Projekts. Der Projektmanager leitet oder organisiert ein Team von Menschen, Fachleuten und Interessenvertretern (aka Stakeholdern) und ermöglicht es, gemeinsam Dinge zu schaffen.

Wir sprechen aber über eine breitere Rolle als eine klassische PMI-Projektmanagerrolle. Für einen digitalen Projektmanager geht die Aufgabe über die Organisation eines Teams hinaus. DPMs verwalten Kunden und Ansprechpartner direkt, behalten die strategische Ausrichtung eines Projekts im Auge, besitzen die Kunden- oder Nutzererfahrung und stellen sicher, dass ein Projekt Ergebnisse liefert. Digitales Projektmanagement findet in Matrixorganisationen und Netzwerken, idealerweise ohne erkennbare Hierarchien statt, in denen DPMs für den Output und das Projektmanagement verantwortlich sind, nicht aber für die disziplinarische Leitung des Teams.

Das ist eine komplexe Rolle, die ein breites Kompetenzspektrum erfordert. Die Aufgaben eines digitalen Projektmanagers erfordert ein Verständnis aus einer strategischen Perspektive. Warum ein Projekt durchgeführt werden sollte, welche Technologien zum Einsatz kommen, wie es aussehen könnte, wie es funktionieren sollte und vor allem, wie viel es kosten soll und wann es geliefert wird. DPMs sind in aller Regel digitale Spezialisten, aber Generalisten, wenn es darum geht, digitale Strategie, Kunden- und Benutzererfahrung, Geschäftsanalyse, Konzept und Design, Entwicklung, Content und Copywriting, Infrastruktur und Entwicklung, Qualität und Analytics zu verstehen und anzuwenden.

Digitales Projektmanagement ist strategisch und umsetzungsorientiert. Digitale Projektmanager sind Experten in einer digitalen Welt. Es geht insbesondere um die Durchführung von Projekten, die an das Internet angeschlossen sind und an Bildschirme oder vernetzte Geräte ausgeliefert werden. Diese Projekte finden in der Regel in Agenturen oder in den Kommunikations- und Internetabteilungen größerer Organisationen statt.

Ist digitales Projektmanagement nicht dasselbe wie IT-Projektmanagement?

Es kann viele Überschneidungen zwischen digitalen Projekten und IT-Projekten geben. Beide Arten können sich mit großen, komplexen, technischen Lösungen befassen. Ich würde sagen, dass IT-Projektmanager sich häufiger mit Projekten beschäftigen, die sehr groß im Umfang, Komplexität und Budget sind, manchmal über Jahre hinweg dauern, und eher im Hintergrund ablaufen.

Die Arten von Projekten, an denen digitale Projektmanager arbeiten, sind kleiner im Umfang, erzielen schneller Effekte, und sie haben oft einen direkten Nutzerfokus. Digitale Projektmanager organisieren keine reinen IT- oder digitale Infrastrukturprojekte. Stattdessen beinhaltet die Arbeit auch Strategie-, Kommunikations-, Nutzer-, Design- oder Marketingaspekte.

Was macht ein digitaler Projektmanager genau und wie schafft er oder sie das?

Der Fokus eines digitalen Projektmanagers besteht darin, sicherzustellen, dass alle für ein digitales Projekt erforderlichen Leistungen erbracht und termin- und budgetgerecht übergeben werden. Es wird dafür gesorgt, dass die Aufgaben und Anforderungen eines Projekts reibungslos ablaufen und erledigt werden.

Konkret kann das unter anderem folgendes bedeuten:

1. Erstellen und Kommunizieren eines Projektplans, Zeitplans und Budgetplans
2. Zuweisung von Aufgaben und Terminen
3. Beseitigung von Hindernissen
4. Organisation von Ressourcen und Wissen
5. Eskalation von Schwierigkeiten und Problemen
6. Bereitstellung von Statusberichten an Führungskräfte oder Auftraggeber
7. Verwaltung des Projektumfangs
8. Qualitätssicherung der Projektergebnisse
9. Mitwirkung bei Kundenvorschlägen und Angeboten
10. Bewertung des Projekterfolgs

Basierend auf der Erfahrung und dem Hintergrund jedes digitalen Projektmanagers sind die Fähigkeiten unterschiedlich ausgeprägt. Exemplarisch sind hier jedoch einige Fähigkeiten, die grundsätzlich sehr hilfreich sind, um digitale Projekte zu meistern:

1. Ausgesprochen kollaborativ
2. Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
3. Fähigkeit, Probleme zu lösen
4. Auge fürs Detail
5. Ausgeprägtes Organisationstalent
6. Fähigkeit zu Multitasking und Priorisierung
7. Ziel- und ergebnisorientiert
8. Pragmatismus und „Getting Things Done“-Mentalität
9. Organisation von funktionsübergreifenden Teams und Ansprechpartnern/Stakeholdern
10. Koordination und Moderation von Meetings und Reviews
11. Vereinfachung komplexer Arbeitsabläufe
12. Technisch versiert
13. Sehr gut vernetzt
14. Analytisch und datengetrieben

Gibt es spezielle digitale Projektmanagement Werkzeuge und Methoden?

Jeder digitale Projektmanager verwendet eigene Werkzeuge und Methoden, die nicht zuletzt durch die Organisation, das Team und das Projekt bestimmt werden, in dem er oder sie sich gerade befindet. Identische digitale Projekte gibt es nicht. Jedes Projekt erfordert eigene spezielle Prozesse, Werkzeuge und Methoden. Die überaus große Auswahl bedeutet Fluch und Segen zugleich, wobei sich natürlich auch Standards etabliert haben, die oft und Projektübergreifend zur Anwendung kommen.

Wasserfallmethoden sind ein traditioneller Ansatz für das Projektmanagement – Aufbau von Scopes, Ressourcenmanagement und phasenweises Abarbeiten. Dieses Verfahren ist beliebt, weil es planbar und sequenziell ist.

„Agile“ ist eine viel weiter entwickelte Methodik, die auf Flexibilität und eigenverantwortliche Zusammenarbeit basiert. Während der Wasserfall einen strengen Plan zu befolgen hat, geben agile Ansätze den Teams die Möglichkeit, schnell und effizient auf Veränderungen zu reagieren. Dies ermöglicht es dem Kunden oder dem Auftraggeber auch, in verschiedenen Phasen einzugreifen, um sicherzustellen, dass seine Erwartungen erfüllt werden.

Cloud-basierte Projektmanagement- und Kollaborationswerkzeuge helfen Projektmanagern, die volle Leistungsfähigkeit des Teams zu nutzen, zu dokumentieren und zu steuern. Diese Tools ermöglichen es, mit Teammitgliedern, Interessenvertretern, externen Mitarbeitern, mit echten, aktuellen Daten zu kommunizieren. Das bedeutet, dass vieles in Echtzeit passieren kann und niemand auf Status-Meetings, Unterstützung oder Updates warten muss, oder jedenfalls nicht sehr lange.

Überhaupt ist der zentrale und uneingeschränkte Zugang zu allen Informationen rund um das Projekt für alle Beteiligten wichtig. Arbeit und Feedback werden sorgsam aufbewahrt, sodass sie so oft wie nötig nachgeschlagen werden können. Streitigkeiten darüber, wer wofür verantwortlich ist, werden ausgeschlossen, da alles an einem Ort klar dokumentiert ist, auf den jeder transparent zugreifen kann.

Wenn die Arbeit und Aufgaben in einem Online-Projektmanagement-Tool organisiert werden, das mit dem Team gemeinsam genutzt wird, können die Beteiligten leicht herausfinden, wo ein Projekt steht. Jeder hat einen Überblick darüber, wer an welcher Aufgabe arbeitet, wann Aufgaben anstehen, in welcher Phase sich die Arbeit befindet, wer oder was den Fortschritt behindert und was als Nächstes kommt. Für die Arbeit im Projekt und für das Team ist es meist sehr hilfreich, das große Bild zu sehen.

Fazit

Digitale Projekte laufen selten genau geradeaus, sind manchmal etwas zu idealistisch angedacht, Kunden und Partner reagieren doch anders als angenommen, es gibt obskure Abhängigkeiten und erfahrungsgemäß unrealistische zeitliche Rahmenbedingungen. Das sind einige der Gründe, warum digitale Projekte mit standardisierten Prozessen, sei es agil oder wasserfallartig, nicht immer gut oder reibungslos funktionieren. Flexibilität, Einfallsreichtum, Pragmatismus und die berühmte Hands-On-Mentalität helfen aber, um gute Ergebnisse zu liefern.