Projektmanagement ist nur gesunder Menschenverstand
Projektmanagement ist eigentlich ganz einfach. Es geht darum, andere dazu zu bringen, etwas zu tun, es zum richtigen Zeitpunkt zu tun, sie in alles einzubeziehen und sie auf dem Laufenden zu halten. Dennoch wird es oft als komplex und anspruchsvoll wahrgenommen. Es gibt zahlreiche Konzepte, Methoden und Werkzeuge, die bei der Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten eingesetzt werden können. Viele Menschen sind der Meinung, dass Projektmanagement eine hoch spezialisierte Disziplin ist, die nur von erfahrenen Experten ausgeübt werden kann. Die vielen dicken Bücher zu diesem Thema lassen dies vermuten. Aber ist das wirklich so?
Projektmanagement ist eigentlich eine Frage des gesunden Menschenverstandes. Es geht darum, Ziele zu definieren, Ressourcen zu planen, Hindernisse zu überwinden und Fortschritte zu überwachen. Das sind alles Dinge, die wir täglich tun. Jeder von uns plant und organisiert Projekte, sei es die Einrichtung einer neuen Wohnung, die Organisation einer Party oder die Planung einer Reise. Diese Fähigkeiten sind skalierbar und können auf komplexere Projekte übertragen werden.
Natürlich gibt es spezielle Techniken und Methoden, die im professionellen Projektmanagement eingesetzt werden. Das bedeutet aber nicht, dass diese unbedingt notwendig sind, um ein Projekt zum Erfolg zu führen. In vielen Fällen kann eine einfache, pragmatische Herangehensweise an ein Projekt genauso effektiv sein wie eine komplizierte, wissenschaftliche Methode.
Ein wichtiger, wenn nicht der wichtigste Aspekt des Projektmanagements ist die Kommunikation. Das Erreichen von Zielen erfordert eine klare, offene und transparente Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Es ist wichtig, dass die Projektziele klar definiert sind und dass alle Teammitglieder ein gemeinsames Verständnis davon haben, was erreicht werden soll. Es ist auch wichtig, den Fortschritt und die Erfolge des Projekts regelmäßig zu kommunizieren, damit alle Beteiligten wissen, wo das Projekt steht, was die nächsten Schritte sind und wie gut es läuft.
Tipps für ein pragmatisches Projektmanagement
Finden Sie heraus, wer die Stakeholder und Sponsoren sind. Erstellen Sie einen Organisations- und Kommunikationsplan, um sicherzustellen, dass jeder bekommt, was er braucht, wann er es braucht und wer es wo und wie erstellt, aufbewahrt und dokumentiert.
Sammeln Sie die Anforderungen. Analysieren Sie sie. Schreiben Sie sie auf und validieren Sie sie mit Ihrem Kunden/Auftraggeber. Wenn Sie Verständnis vom Thema haben, hinterfragen Sie sie auch. Stimmen Sie die Anforderung ab und dokumentieren Sie die Ergebnisse. Verwenden Sie die Anforderungen, um Anwendungsfälle/User Stories ⇒ Zeitaufwand ⇒ Testfälle/Testplan ⇒ Qualitätsplan ⇒ Schulungsplan ⇒ Abnahmeplan ⇒ Bereitstellungsplan zu erstellen. Wenn Sie eines dieser Elemente vermissen, erstellen Sie es.
Dokumentieren Sie. Schreiben Sie alles auf. Wurde etwas besprochen, das nicht dokumentiert ist? Dokumentieren. Dokumentieren Sie alles.
Besprechen Sie mit Ihrem Team die Rollen und Verantwortlichkeiten und gehen Sie durch, was in den einzelnen Projektphasen zu tun ist. Unterteilen Sie diese Schritte in kleinere Pakete und legen Sie fest, welche Rolle welchen Schritt ausführt. Ordnen Sie alles logisch an und Sie haben Ihren Projektplan. Dokumentieren und veröffentlichen Sie ihn und stimmen Sie ihn ab. Er sollte die Grundlage für alle weiteren Arbeiten sein.
Beginnen Sie mit der Umsetzung des Projekts und nutzen Sie dabei alles, was Sie gerade erarbeitet haben. Halten Sie alle auf dem Laufenden und führen Sie wöchentliche Statusbesprechungen durch. Sammeln Sie Informationen darüber, was in diesem Zeitraum geschehen ist, was im nächsten Zeitraum getan werden muss und welche Probleme aufgetreten sind. Dokumentieren Sie alles. Wenn Probleme oder Abstimmungsschwierigkeiten auftreten, lösen Sie diese. Der PM ist für Probleme verantwortlich. Es ist Ihre Aufgabe, Probleme zu erkennen, zu eskalieren und zu lösen. Wenn Probleme immer wieder auftauchen, machen Sie Ihren Job nicht. Eskalieren und lösen Sie die Probleme mit Hilfe Ihres Sponsors, Ihres PMO oder anderer Führungskräfte. Alte und wiederkehrende Probleme sind SCHLECHT!
Setzen Sie Ihre QA/QS-Person ein, um eine hohe Qualität bei der Entwicklung Ihrer Projektergebnisse zu gewährleisten. Wenn Sie fertig sind, lassen Sie die Ergebnisse vom Kunden/Auftraggeber genehmigen und akzeptieren. Wenn die Ergebnisse nicht akzeptiert werden, arbeiten Sie weiter daran, bis sie akzeptiert werden.
Haben sich die Anforderungen geändert? Verwenden Sie Änderungsprotokolle, um alle Beteiligten über alle Änderungen zu informieren und um die Erlaubnis zu erhalten, mehr Personal einzustellen, den Zeitplan zu verschieben, den Umfang zu ändern oder mehr Geld zu erhalten. Projekte scheitern nicht an Änderungen, vor allem dann nicht, wenn die Änderungen gerechtfertigt sind. Sie scheitern, wenn Änderungen nicht gerechtfertigt werden können.
Sobald alles akzeptiert ist, führen Sie die Schulung und den Einsatz anhand des Schulungsplans und des Einsatzplans durch.
Wenn Sie fertig sind, schließen Sie das Projekt administrativ ab und sammeln Sie die Lektionen, die Sie für sich und andere gelernt haben. Zum Beispiel in einem Text wie diesem.
Das ist Projektmanagement in einer Nussschale und es sollte nicht schwieriger sein als das hier. Wenn alle informiert, eingebunden und Teil des Teams sind, ist schon viel erreicht. Mit einer klaren Zieldefinition und einer pragmatischen Herangehensweise kann jedes Projekt zum Erfolg geführt werden. Natürlich ist es hilfreich, sich mit den speziellen Techniken und Methoden des Projektmanagements vertraut zu machen, aber im Grunde geht es um gesunden Menschenverstand und darum, miteinander zu reden.