Eine einfache Open-Source Kanban Lösung für Selbstständige
Wer sich noch nicht mit Kanban beschäftigt hat, der sollte es mal dringend tun. Kanban (Wikipedia) ist eine sehr einfache und elegante Art, Prozesse wie Produktion oder Entwicklung zu planen und zu verfolgen. Ursprünglich wurde sie von einem Toyota-Ingenieur in den 1940er Jahren entworfen. Sie findet mittlerweile häufig in der Software-Entwicklung ihren Einsatz, kann aber praktisch auf alles angewendet werden, was als Projekt organisiert werden kann, und wenn es eine Urlaubsreise ist.
So funktioniert Kanban
Ein Kanban-Board ist vertikal in Spalten aufgeteilt. In der einfachsten Version gibt es eine ToDo-, Doing- und Done-Spalte. Man kann aber auch beliebige Zwischenschritte mit einbauen wie beispielsweise (im Alltag kaum wegzudenken): Pending. Wie man es halt gebrauchen kann. Ein Projekt wird dann in möglichst kleine Aufgaben unterteilt. Diese werden auf Zettel geschrieben und kommen in die ToDo-Spalte. Der Trick ist, dass man sich nun nicht um alle Teilaufgaben gleichzeitig, sondern nur um eine kleine Auswahl von sagen wir drei Aufgaben speziell kümmert. Diese Aufgaben kommen dann in die Doing-Spalte. Sind diese erledigt, werden sie weiter in die Done-Spalte verschoben. Es werden erst neue Aufgaben aus der ToDo-Spalte angenommen, wenn die Doing-Spalte leer oder nicht ausreichend gefüllt ist.
Das klingt einfach und genau das ist die Stärke von Kanban. Zu jeder Zeit ergibt sich einen visuellen Überblick, was gerade zu tun ist, was bereits erledigt wurde und was noch ansteht. Man fokussiert sich auf die Dinge, die aktuell gerade wichtig sind und man kümmert sich nicht um zu viele Dinge gleichzeitig, denn „wer alles gleichzeitig macht, macht nichts richtig“.
So lässt sich auch ein kleines Team organisieren, in dem man die Aufgaben einzelnen Teammitgliedern zuweist. Kanban ist eine gute Methode, um alle auf dem richtigen Weg zu halten und um nichts zu übersehen.
Kanban Tool zum selber machen
Es gibt diverse Kanban-Tools in allen Formen und Farben. Vom simplen Whiteboard mit PostIts bis hin zu ausgewachsenen Softwarelösungen. Trello ist beispielsweise eine davon und wird gerne genutzt. Es gibt aber noch viele andere. Der Haken ist, dass die Informationen im Fall von Trello auf irgendeinem Server liegen, den die Nutzer nicht kontrollieren. Schlimmer noch. In manchen Einsatzszenarien ist der Zugriff auf diverse Tools und Seiten im Netz aus Sicherheits- und Datenschutzgründen nicht möglich. Im Bankenumfeld ist man beispielsweise sehr sensibel, wenn Daten das eigene Netz oder im eigenen Land stehende Datenbanken verlassen. Ist man in so einer Umgebung im Einsatz, stößt man schnell an die Grenzen der Firewall.
Für mich war es die Lösung in einem solchen Szenario in dem Trello gesperrt war, mir mein Kanban-Board auf einem eigenen Server in Deutschland selbst zu hosten. Zum Einsatz kam Kanboard. Ein kostenloses, Open-Source-Kanban-System, das hervorragend funktioniert, und sowohl in der Einfachheit bei der Einrichtung und im Einsatz und in seiner Tiefe der Features einiges mitbringt.
Die Installation ist so einfach wie das Hochladen in einen Ordner auf einem Webserver und Ausführen des Skripts. Eine Datenbank bringt Kanboard mit. Es folgt etwas Konfigurationsarbeit. Wenn man Lust hat, kann man das ganze Aussehen mit CSS anpassen, ist aber nicht nötig. Einmal angemeldet, kann man direkt mit der Arbeit beginnen.
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Die Standardansicht für einen angemeldeten Benutzer zeigt alle Projekte, die angelegt wurden, sowie deren Aufgaben und Teilaufgaben. Es gibt auch einen Kalender, der alle Aufgaben zeigt die terminiert wurden. Es gibt eine Übersicht über Aufgaben, die anstehen und einen Activity Stream, der alle Änderungen und den Fortschritt dokumentiert.
Kanboard verfügt über ein einfaches Benutzerverwaltungssystem, das nur zwei Arten von Benutzern erlaubt: regelmäßige Benutzer und Administratoren. Die Zeitzonen und Sprachen der Benutzer lassen sich zuordnen sowie die Zuweisung eines Standardprojekts.
Die Board-Übersicht lässt sich individuell anlegen und anpassen. Es gibt Kategorien, Kommentare, verschiedene Farben und eine Volltextsuche. Es lassen sich Termine vergeben oder auch Abhängigkeiten der Aufgaben voneinander festlegen. Die Aufgaben lassen sich zwischen den Spalten per Drag & Drop verschieben und es wird auch direkt angezeigt, wieviel Zeit mit einer Aufgabe bereits verbracht wurde.
Man kann ein Projekt-Board auch mit externen Personen (Nicht-Benutzer) teilen um ihnen eine Übersicht über das Projekt zu geben. Und es gibt sogar Funktionen, die es erlauben, automatische Änderungen an der Aufgabe, Farben oder Kategorien und einigem mehr auf der Grundlage von Ereignissen zu erledigen. Es gibt ein Reporting um beispielsweise Durchlaufzeiten im Auge zu behalten. Darüber hinaus bieten sich Integrationen und Benachrichtigungen (z.B. E-Mail) an und das System lässt sich über PlugIns nach Bedarf auch noch erweitern.
Fazit
Wir haben hier ein erstaunliches Kanban-System, das effizient, elegant und einfach zu implementieren ist. Kanboard wird auch stetig weiterentwickelt. Mit dem niedrigen Aufwand es zu nutzen bietet es eine gute Möglichkeit, es einfach innerhalb der eigenen Infrastruktur auszuprobieren.