Was macht eigentlich ein Freelance Product Owner?

Ein ehrlicher Blick hinter die Kulissen

Hand aufs Herz: Wer von euch hat schon mal eine Stellenanzeige gelesen und sich gefragt, was da eigentlich gesucht wird? Product Owner, Product Manager, Projektleiter – klingt alles irgendwie ähnlich, und ist es irgendwie auch. Es geht um Planung, Koordination, die viel zitierten Stakeholder. Das Beste daran ist: Selbst die Unternehmen wissen oft nicht genau, was sie brauchen oder suchen. Willkommen in meiner Welt!

Titel sind Schall und Rauch

Ob PO, PM oder PL – am Ende zählt nicht der Titel, sondern was wirklich gebraucht wird. Ich habe in Ausschreibungen schon alles gesehen: Von „Suchen Assistenz für den PO der die Themen wegrockt“ bis zum „Technical Product Owner mit 17 bis 22 Zertifikaten und Erfahrung in diesen drei Legacy-Tools“. Je mehr Inhalt eine Ausschreibung hat, desto weniger weiß der Kunde eigentlich was gesucht wird. Hier wurde einfach eine alte Stellenausschreibung recycelt und um einige aktuelle Buzzwords ergänzt. Wo die Probleme wirklich liegen, lässt sich mit etwas Erfahrung eventuell zwischen den Zeilen lesen. Wenn jemand gesucht wird, der „Themen wegrockt”, dann sagt mir das, dass die Organisation tief im möglicherweise politischen Sumpf steckt und dass jemand gefragt ist, der pragmatisch anpackt und auch Kratzer und Dellen bei der Arbeit in Kauf nimmt. Aber auch das sind nur Vermutungen. Erst im Projekt erfährt man durch Gespräche mit den Stakeholdern, wo der Schuh eigentlich drückt. Das ist selten das, was in der Ausschreibung formuliert wurde. Es kann auch passieren, dass man ein Krisenprojekt erntet in dem alle Lampen schon länger rot leuchten. Auch das erfährt man erst im Projekt, wenn man vorher nicht mal dezent nachgefragt hat.

Der Alltag als Freelance-PO: Zwischen Aufräumkommando und Sparringspartner

Als Freelancer werde ich oft geholt, wenn es brennt, wenn sonst niemand verfügbar ist, für längere Zeit ausfällt oder noch niemand gefunden wurde, der die Stelle permanent besetzen kann – oder wenn einfach mal jemand „die Themen wegrocken“ soll. Das ist Fluch und Segen zugleich: Als externe Person mit entsprechendem Mandat kann unabhängig agieren, frischen Wind reinbringen, Dinge schneller anpacken und auch mal unbequeme Wahrheiten gegenüber der Unternehmensführung aussprechen. Ich muss nicht drauf achten ob meine Karriere in dem Unternehmen in Gefahr gerät. Aber ich bin auch der Erste, der gehen muss, wenn das Budget knapp wird oder das Produkt eingestellt wird. Flexibilität ist alles, das ist Teil des Spiels – und manchmal macht auch ein bisschen Nervenkitzel Spaß.

Red Flags und Learnings

Die folgende Liste ist unvollständig und auch in ständigem Wandel aber vielleicht ein gutes Indiz dafür auf was man so achten kann wenn man für ein Projekt angefragt wird.

Meine persönlichen Warnsignale bei neuen Projekten:

• Endlose Anforderungslisten („Wir suchen die eierlegende Wollmilchsau“)
  
  Offensichtlich hat sich niemand Gedanken darüber gemacht, wo das Problem wirklich liegt und was benötigt wird, um es zu lösen. Daher wird einfach alles bestellt. Man kann trotzdem ein gutes Projekt erwischen, aber was wirklich zu tun ist und ob man das wirklich leisten kann, erfährt man erst im Projekt.
• Kein Zugang zu den Entscheidern
  
  Es kann passieren, dass man mehr Budget braucht oder mehr Personal. Oder das man Personal entfernen muss oder das man mit Aufgaben zu tun hat, die am Core-Business eines Unternehmens angebunden sind. Ohne Zugang zu Entscheidungsträgern hat man keine Chance auf Erfolg.
• Teams voller Konflikte oder fehlende Transparenz
  
  Das ist etwas, das man meist erst im Projekt erfährt und nicht in der Ausschreibung. Mein Rat: Sprecht früh Klartext, checkt die Erwartungen ab und seid ehrlich zu euch selbst, was ihr leisten wollt – und könnt.

Wenn ich in ein neues Projekt komme, telefoniere ich erst einmal mit allen, die irgendwie relevant sein könnten. Wer sind die Stakeholder? Wo drückt der Schuh? Welche Informationen brauche ich, um loszulegen? Dokumentationen sind nett, aber meistens veraltet – reden hilft mehr.

KI im PO-Alltag: Praktikant statt Heilsbringer

Ja, ich nutze KI – aber eher als fleißigen Assistenten. Protokolle transkribieren, User Stories aufpolieren, schnelle Recherchen: Super. Aber die eigentliche Arbeit – Menschen zusammenbringen, Entscheidungen herbeiführen, Probleme kreativ lösen und dabei die Stimmung nicht kippen lassen – das bleibt Handarbeit. Und: Gerade in großen Unternehmen ist Datenschutz, der nicht nur Personendaten, sondern auch Betriebsgeheimnisse betrifft, ein echter Showstopper für viele Tools – und das zu Recht. Hier hilft es, auf dem Laufenden zu bleiben, welche Tools es gibt und welche Alternativen gegebenenfalls auf Hardware unter eigener Kontrolle laufen können, um die Hoheit über die Daten zu behalten.

Außerdem ist jede KI nur so gut wie die Informationen, die ihr zur Verfügung gestellt werden. Wenn bisher niemand Protokolle geschrieben hat, die Tickets nur aus einer Überschrift bestehen und die Dokumentation zuletzt vor zwei Jahren aktualisiert wurde, dann hilft auch keine noch so schlaue Intelligenz. Dann muss die Wissensbasis erst einmal mühsam wieder aufgebaut werden.

Arbeitszeit: Ergebnis statt Stundenzettel

40 Stunden pro Woche als Product Owner? Das ist selten realistisch – und meistens auch gar nicht nötig. Es kommt auf das Ergebnis an, nicht auf die abgesessene Zeit. Ein voller Stundenzettel ist eine Kategorie für Angestellte. Und ja, manchmal ist aktives Nichtstun Teil des Jobs, weil Entscheidungen reifen müssen oder das Team einfach mal in Ruhe arbeiten soll – Meetings können schließlich auch kontraproduktiv sein, wenn Entwickler aus ihrem Tunnel gerissen werden. Es kommt auf das Ergebnis an, denn nur das bleibt in Erinnerung.

Was ich mir wünsche – und was Teams von mir erwarten können

Die Basis für eine gute Zusammenarbeit sind Offenheit, Ehrlichkeit und Feedback. Sprecht mich an, gebt mir Input und sagt mir, wenn etwas nicht passt. Ich bin kein Allwissender, sondern jemand, der die Fäden zusammenhält und dafür sorgt, dass alle an einem Strang ziehen. Nicht mehr, aber auch nicht weniger. Manchmal kann ich große Probleme mit zwei E-Mails und einem Telefonat lösen. Dafür muss ich allerdings von dem Problem wissen und es muss eine Organisation geben, die zumindest im Ansatz lösungsorientiert handeln kann.

Fazit

Der Job des Product Owners ist nicht klar umrissen – es ist eine Mischung aus Netzwerker, Problemlöser, Kommunikator und manchmal auch Feuerwehrmann. Wer Lust auf Abwechslung, Verantwortung und echte Auswirkungen hat, ist hier richtig. Aber seid gewarnt: Langeweile kommt garantiert nicht auf und man muss mit hohen Erwartungen umgehen können!

Und wer jetzt bis hierhin gelesen hat und wem alles bekannt vorkam, der war offenbar Teil des Uplink-Webinars zum gleichen Thema, das mit meiner geschätzten Kollegin Karla Schönicke und meinem geschätzten Kollegen Michael Martens am 10. Juli 2025 stattfand.